De zorg verandert, Vilente verandert mee

De organisatie

Vilente is een grote zorgorganisatie met 8 verplegings- en verzorgingslocaties locaties in de gemeentes Renkum, Wageningen en Ede en een thuiszorg onderdeel. Net als veel andere organisaties in de Verpleging en Verzorging is er door de veranderingen in de vraag, de financiering en de over opvattingen verpleging en verzorging transitie nodig.

De vraag

Midden 2016 heeft Vilente CT gevraagd om hulp te bieden in een tweetal zaken.

1. Het ondersteunen van de toenmalige directeur zorg&innovatie in operationele directietaken;
2. Het begeleiden van de RvB en directie bij de transitie die Vilente wil doorvoeren.

Peter Dijkstra is in juni 2016 is gestart met deze opdracht. In het eerste deel van de opdracht is een verbeterde taakverdeling gemaakt binnen de RvB. In het laatste kwartaal heeft de directeur zorg&innovatie de organisatie verlaten en heeft CT deze taak volledig overgenomen. Als onderdeel van deze taak werden 3 locatiemanagers en een manager advies- en behandelcentrum naast een aantal staf- en beleidsfunctionarissen begeleid.

Transities

Om Vilente toekomstbestendig te houden waren twee belangrijke transities nodig.

1. Realiseren van zelfstandige (zorg)teams rond zo’n 10 a 12 bewoners
2. Meer integraal management op de locaties

Door deze transities verdwijnen twee managementlagen in de organisatie, de directielaag onder de RvB en de teamleiders. Wij hebben de transitie zoveel mogelijk van onder af (bottom-up) inhoud gegeven.  De topstructuur is bij de start al wél vorm gegeven. De directielaag is vervangen door 5 integraal verantwoordelijke locatiemanagers en een manager advies-/behandelcentrum. Samen met de manager bedrijfsvoering en de eenhoofdige RvB vormen zij het nieuwe en slagvaardige MT.

De realisatie van de zelfstandige teams wordt per locatie ingevuld. Hieraan zijn drie voorwaarden verbonden:

1. De teams moeten eraan toe zijn
2. Er moeten teamcoaches benoemd zijn, waarvoor teamleiders in eerste instantie worden gevraagd
3. Er moet een goed plan van aanpak te zijn voor elke locatie.

Afspraak is dat elke locatie voor het einde van 2017 is begonnen met deze transitie.

In april 2017 is de nieuwe structuur gerealiseerd zowel in organisatorische- als in personele zin. Er is daarbij bewust gekozen om een mix te maken van nieuwe en huidige locatiemanagers. Ten eerste om het goede vanuit het verleden mee te nemen naar de nieuwe situatiezodat een aantal goede dingen behouden bleven en ten tweede nieuwe mensen aan te trekken die de nodige veranderkracht kunnen inbrengen. De nieuwe locatiemanagers zijn meer integraal verantwoordelijk voor hun eigen locatie.

In mei is gestart met de realisatie van zelfstandige teams op de eerste locatie. Dit wordt begeleid door een inhoudelijk projectbegeleider en een aantal coaches die de beoogde teamcoaches en de teams moeten begeleiden naar meer zelfstandigheid.

De verwachting is dat dit hele proces van verandering minimaal twee jaar in beslag zal nemen.